Tietosuojakäytäntö

GOSWIFTIN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYÄ KOSKEVA TIETOSUOJAKÄYTÄNTÖ

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvataan GoSwiftin suorittaman henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus ja laajuus. Maantieteellisestä sijainnistasi riippuen konsernimme eri yksiköt voivat käsitellä joitakin henkilötietojasi, jotka liittyvät erityisesti myyntiin ja markkinointiin. Yksikkö, joka on ensisijaisesti vastuussa henkilötietojesi käsittelystä, kun käytät ohjelmistoa palveluna (SaaS), on GoSwift Solutions OÜ (rekisteritunnus 16845478, osoite, Tallinna, Mäealuse tn 2/1, 12618, sähköposti info@goswift.eu). Ota yhteyttä meihin saadaksesi lisätietoja henkilötietojesi käsittelystä vastaavista yksiköistä.

YLEISET SÄÄNNÖKSET
1. GoSwift käsittelee henkilötietojasi, kun käytät GoSwiftin tarjoamia palveluita.
2. GoSwift ensures that the processing of personal data is in accordance with the legislation regarding the protection and security of personal data including Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (GDPR), other personal data protection legislation, and good business practices.
3. GoSwift pitää yksilöiden yksityisyyttä ja heidän tietojensa suojaamista tärkeänä ja tekee parhaansa varmistaakseen tietojärjestelmän ja muiden tietovälineiden turvallisuuden ja suojan.
MÄÄRITELMÄT
1. Asiakas tarkoittaa henkilöä, joka hankkii Palveluja GoSwiftiltä ja joka voi valtuuttaa loppukäyttäjät käyttämään palveluja.
2. Loppukäyttäjällä tarkoitetaan henkilöä, jolla on oikeus käyttää palveluja, mukaan lukien ajoneuvon kuljettajat ja matkustajat, sekä logistiikka-asiantuntijat.
3. GoSwift viittaa yritysrakenteeseen, jossa useat yritykset ovat yhteydessä toisiinsa emoyhtiön hallinnoinnin ja strategisen johdon alaisuudessa. Lisätietoja konsernirakenteestamme on saatavilla virallisilla verkkosivuillamme.
4. GoSwift-sovellus tarkoittaa GoSwiftin kehittämää mobiilisovellusta, joka antaa loppukäyttäjälle pääsyn sovelluksen ominaisuuksiin.
5. Henkilötietojen käsittelyllä tarkoitetaan henkilötietojen tarkastelua, keräämistä, tallentamista, säilyttämistä, muuttamista, lähettämistä tai vastaanottamista sekä muita henkilötietoihin liittyviä toimia.
6. Palveluilla tarkoitetaan GoSwiftin ja/tai tietojenkäsittelijöiden GoSwiftin verkkosivuston, SaaSin ja GoSwift-sovelluksen kautta tarjoamaa ja ylläpitämää älykästä liikenteenhallintaratkaisua.
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE
1. GoSwift käsittelee henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä palvelujen tarjoamiseksi ja ylläpitämiseksi. GoSwift käsittelee loppukäyttäjien henkilötietoja, kun loppukäyttäjät käyttävät palveluita verkkosivuston ja GoSwift-sovelluksen kautta.
2. Tällaisen tarkoituksen oikeusperuste on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohdan mukainen. Tällainen käsittely on tarpeen GoSwiftin ja asiakkaan välisen palvelusopimuksen toteuttamiseksi. Joskus tietojen käsittely on tarpeen yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaisten oikeutettujen etujen vuoksi edellyttäen, että loppukäyttäjien oikeudet ja edut eivät syrjäytä näitä etuja.
3. GoSwift käsittelee seuraavia henkilötietoja:

Käsittelytoiminta	Tietoluokat	Käyttötarkoitus	Oikeusperusta
Tilinhallinta	Koko nimi Sähköpostiosoite Puhelinnumero	Rekisteröidä loppukäyttäjät ja luoda yksittäisiä käyttäjätilejä, jotka mahdollistavat pääsyn palveluihin.	Sopimusvelvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan (1) kohdan (b) alakohta GDPR).
Ajoneuvon rekisteröinti	Ajoneuvon rekisterikilpi Ajoneuvon alkuperämaa Ajoneuvon RFID-tunnistus Perävaunun rekisterikilpi Perävaunun alkuperämaa	Ajoneuvojen rekisteröinti palveluihin ja ajoneuvojen pääsyn hallinta tiloihin.	Sopimusvelvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan (1) kohdan (b) alakohta GDPR).
Varausten hallinta	Koko nimi Sähköpostiosoite Puhelinnumero Ajoneuvon rekisterikilpi Ajoneuvon alkuperämaa	Ajoneuvojen saapumisen ja automaattisen pääsyn hallitseminen tiloihin ennalta määrättyinä aikoina.	Sopimusvelvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan (1) kohdan (b) alakohta GDPR).
Ilmoitukset	Koko nimi Sähköpostiosoite Puhelinnumero	Varauksia koskevien ilmoitusten ja muistutusten lähettäminen loppukäyttäjille muun muassa sähköpostitse, tekstiviestillä, WhatsAppilla ja push-ilmoituksilla.	Sopimusvelvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan (1) kohdan (b) alakohta GDPR).
Sijainnin seuranta	Mobiililaitteen sijaintitiedot	Hallita jonoja ja sisäänpääsyä seuraamalla loppukäyttäjien sijaintia kuljetuksen aikana GoSwift-sovelluksen kautta.	Sopimusvelvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan (1) kohdan (b) alakohta GDRP).
Tilastot	Varaustilastot Ajotilatilastot	Tarjota asiakkaalle tilastotietoja tileistä, ajoneuvoista, varauksista ja kuljettajien sijainnista.	Sopimusvelvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan (1) kohdan (b) alakohta GDPR).
Palaute	Koko nimi Viestin sisältö	Tarjota palautejärjestelmä, jonka avulla loppukäyttäjät voivat kommunikoida asiakkaan ja sen edustajien kanssa palveluiden kautta.	Sopimusvelvoite (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan (1) kohdan (b) alakohta GDPR).
Analytiikka	käyttötiedot (esim. käyttöpäivämäärät ja -ajat) Selaimen ja laitteen tiedot Evästeet Järjestelmän toiminta	Analysoida, miten palveluita käytetään, ja tunnistaa alueita joilla voidaan tehdä teknisiä parannuksia ja lisäyksiä.	Lainmukainen etu, palvelujen toiminnallisuuden ja sisällön parantaminen ja optimointi (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan (1) kohdan (f) alakohta GDPR).
Tekninen tuki	Käyttäjätilin tiedot Tekniset lokit Vuorovaikutustiedot (vianmääritystä varten)	Avun antaminen teknisissä kysymyksissä tai tiliin liittyvissä ongelmissa	Lainmukainen etu, jotta voidaan varmistaa palvelujen luotettava toiminta ja käyttäjien tyytyväisyys (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan (1) kohdan (f) alakohta GDPR).
Turvatoimenpiteet	Kirjautumistiedot Käyttölokit Verkkotiedot	Alustan suojaaminen luvattomalta käytöltä ja verkkouhilta sekä henkilötietojen luotettavuuden varmistaminen.	Lakisääteinen velvoite, henkilötietojen turvallisuuden varmistaminen tietosuojalainsäädännön mukaisesti (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan (1) kohdan (c) alakohta GDPR).

MITEN GOSWIFT KERÄÄ HENKILÖTIETOJA
1. GoSwift kerää henkilökohtaisia tietoja palveluissa suoraan asiakkaalta tai loppukäyttäjältä:
  - hallinnoi tilejä palveluissa ja tarjoaa tietoja tilinhallintaa varten;
  - hallinnoi ajoneuvoja palveluissa ja tarjoaa tietoja ajoneuvojen hallintaa varten;
  - hallinnoi palveluiden varauksia ja tarjoaa tietoja varausten hallintaa varten;
  - on vuorovaikutuksessa palautejärjestelmän kanssa;
  - toimittaa tiedot viestintävälineiden kautta teknistä apua varten.
2. GoSwift kerää henkilötietoja epäsuorasti alustalla, kun:
  - tietojen kerääminen evästeiden ja vastaavien tekniikoiden avulla palveluiden toiminnallisuuden helpottamiseksi, mukaan lukien mutta ei rajoittuen kirjautumistietoihin, IP-osoitteisiin, selaintyyppeihin ja käyttöaikoihin;
  - luomalla asiakkaalle alkuperäisen hallintatilin;
  - keräämällä tietoja laitteista, joilla palveluja käytetään;
  - kuljettajien sijaintitietojen kerääminen;
  - viestintätietojen kerääminen;
  - kerätä analyyttisiä ja tilastollisia tietoja.

HENKILÖTIETOJEN TOIMITTAMINEN
1. GoSwift käsittelee henkilötietoja Euroopan unionissa (EU) ja Euroopan talousalueella (ETA). GoSwift vastaanottaa, välittää ja käsittelee henkilötietoja ainoastaan digitaalisesti.
HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN
1. GoSwift käyttää kolmannen osapuolen palveluntarjoajia tarjoamaan, käyttämään ja ylläpitämään palveluita sen puolesta. Näillä palveluntarjoajilla on pääsy henkilötietoihisi vain siinä määrin kuin se on tarpeen heidän palvelujensa suorittamiseksi, ja ne ovat sopimuksen mukaan velvollisia säilyttämään tietojesi luottamuksellisuuden ja turvallisuuden.
2. GoSwift voi luovuttaa henkilötietojasi, jos laki niin vaatii tai jos GoSwift uskoo vilpittömässä mielessä, että tällainen toiminta on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden, kuten alustan verotietojen vaihdon tai rahanpesun vastaisten velvoitteiden noudattamiseksi.
3. Infrastruktuuripalvelujen tarjoajat

Tietojen käsittelijä	Käsittelytoiminta	Alue
CITIC Telecom CPC Estonia OÜ	Palvelinten isännöinti ja verkkoyhteydet	Viro

HENKILÖTIETOJEN SÄILYTTÄMINEN JA POISTAMINEN
1. Henkilötietojen säilytysaika riippuu tietojen säilyttämistä koskevista lakisääteisistä velvoitteista (esim. kirjanpitosäännökset), sopimusvelvoitteista ja oikeutetusta edusta tai suostumuksesta parhaiden palvelujen tarjoamiseksi:

Tietotyyppi

Käyttötarkoitus

Säilytysaika

Käyttäjätilin tiedot

Ajoneuvojen rekisteröintitiedot

Varaustiedot

Palautetiedot

Ilmoitustiedot

Sijaintitiedot

Viestintälokit

Palveluihin pääsyn hallinnointi ja palveluiden tarjoaminen asiakkaalle.

Säilytetään asiakassopimuksen voimassaolon ajan ja 3 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen, lukuun ottamatta kirjanpitotarkoituksiin tarvittavia tietoja, joita säilytetään 7 vuotta asiakassopimuksen päättymisen jälkeen.

Tekniset lokit ja käyttötiedot

Teknisen tuen tiedot

Palveluiden koskemattomuuden, turvallisuuden ja parantamisen varmistaminen.

Säilytetään asiakassopimuksen voimassaolon ajan ja 3 vuotta sopimuksen päättymisen jälkeen, minkä jälkeen ne poistetaan turvallisesti tai anonymisoidaan.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET
1. Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa pyytää:
2. pääsy henkilötietoihin (joita käytetään palveluiden kautta);
3. virheellisten henkilötietojen korjaaminen;
4. vaatia henkilötietojen poistamista;
5. henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen;
6. suostumuksen peruuttaminen (tarvittaessa).
7. Näiden oikeuksien käyttämiseksi rekisteröidyn on toimitettava ilmoitus osoitteeseen info@goswift.eu. Hakemukseen vastataan enintään 30 kalenteripäivän kuluessa.
8. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle, joka on Viron tietosuojavaltuutettu (www.aki.ee, info@aki.ee).
MUUTOKSET JA VOIMASSAOLO
1. GoSwiftillä on oikeus muuttaa henkilötietojen käsittelyn ehtoja. Jos tehdään olennaisia muutoksia, GoSwift ilmoittaa niistä vähintään 1 (yksi) kuukausi etukäteen palveluiden kautta ennen kuin olennaiset muutokset tulevat voimaan.
2. Henkilötietojen käsittelyn ehdot ovat voimassa 19.03.2024 alkaen.